主流となったオンラインでの説明会
コロナウィルス感染拡大防止のため、Zoomなどのツールを使用したオンラインでの会社説明会が主流となってきております。
前回の記事では 、Zoom(その他ツールも含め)を活用したウェビナーとオフラインでのセミナーを比べた際のメリット・デメリットをお伝えしましたが、今回は開催するにあたってのコツや注意点について書いていきたいと思います。
Zoomによる説明会の失敗例
Zoomを使って説明会を開催する際のコツや注意点を解説する前に、まずはどのような失敗が多いのかを確認してみましょう。ウェビナーにおいてよく見かける失敗例を３つご紹介したいと思います。
参加者が飽きてしまう
最も多く見かける失敗が、参加者を退屈させてしまうことです。
Webを介しての参加になるため、多くの学生が自宅や大学内など、通常の説明会会場に比べるとリラックスできる(緊張感の少ない)場所で参加しています。
また対面式の説明会と比較した場合、双方向のコミュニケーションの機会が減り、一方的に画面越しで話を聞く時間が増える傾向なので、そうなってくると参加者は肉体的にも精神的にも疲弊してしまいます。
通信環境が悪い
Web説明会の場合学生達の接続環境は様々です。
通信速度の速い遅いという通信環境はもちろん、ノートパソコン・タブレット・スマホといった、使用しているデバイスも異なります。
映像が途切れ途切れになってしまったり、 音声が聞き取りにくかったり、画面に映るスライドが見ずらいなど、説明会の内容以前の問題になってしまうこともあります。
服装や背景
寝起きで寝癖が付いたままで服装は部屋着、背景が生活感溢れる様子。
あまりないとは思いますが(学生は時々髪型や服装の乱れを見かけますが)、主催者側の「緊張感のなさ」は企業イメージはもちろん、学生の集中力や理解度にも影響してきますのでご注意を。
Zoomによる説明会のコツ注意点
このような失敗例を鑑みながら、今回は採用担当・学生双方の立場で対応策を書いていきたいと思います。
ネットワークの安定した場所で実施
ネットワーク環境は事前に必ずチェックしましょう。
普段からWeb会議などを行っている場所(会社や営業所)で行う場合は問題ないかと思いますが、自宅など普段あまり使用しないネットワーク環境で実施する場合は、事前に他の担当者などと繋いでみてもいいかもしれません。
昨今テレワークへの切り替えが増加したため、ネットワークが弱くなっているエリアや、時間帯によって繋がりが弱くなるケースも聞きます。
ネットワークの安定性は気にして下さい。もし自宅のネットワークが不安な場合は、コワーキングスペース等をドロップインで利用しても良いかもしれません。
※テレワーク用のスペースが社内に設置してある企業様であっても、その予約枠などは常にチェックしておきましょう。
音声を気にする
マイク付きイヤホンを利用している方も多いですが、「聞く」「話す」共に音声は気にしましょう。
前述のネットワーク環境も大きく影響してくるのですが、こちらの音声が聞き取りにくい場合、参加者のモチベ―ションが一気に低下します。
また学生側の音声が聞き取りにくい場合、ちょっとした質問や投げかけを拾うことが出来ませんので、元々難しかったオンラインでの画面越しのコミュニケーションが更に難しくなってしまいます。
ネットワーク環境が大きく関わることですが、リスクを減らすためにも個人的には マイク付きイヤホンをオススメします。
服装や背景について
これは参加者にも言える事なのですが、オンライン説明会は実施形式が異なるだけで、位置づけや意味合いは通常の会社説明会と同じなはずです。
採用担当者としては、髪型や服装など通常の採用活動同様に「学生達に見られている意識」をしっかりと持ちましょう。背景にも気を配りましょう。
オンラインで実施していることは学生も理解していると思いますが、学生にとっては会社説明会です。自身も緊張感を保てるように背景や服装などには気を使いましょう。
オンラインでも見た目が重要なことに変わりはありません。
セミナーの設計を工夫
最後は、説明会全体の設計についてです。
「画面越しで話を聞く」というのは、思った以上に疲れるものです。
休憩をこまめに取る、時間をリアルイベントの半分程度にする、質疑応答をチャットでどんどんしてもらう、積極的に参加者へ話を振る、など内容や進行方法にも気を配りながら行うと効果的にセミナーを進めることができます。閲覧デバイスが小さい場合は別で資料を準備しても良いかもしれません。
ちなみにZoomは、「ホワイトボード機能」やグループ分割できる「ブレークアウトセッション機能」もありますので、これらの機能を活用することで少人数でのグループワークも実施できます。
最後に
リアルで実施する説明会に比べて参加する障壁の低いウェビナーですが、だからこそ採用担当者も学生もいつもより意識した方が良いことが沢山あります。
とはいえ、まずは何より慣れることが大切です。
今回は失敗例や気を使う話をご紹介しましたが、ウェビナー黎明期の今だからこそ、失敗を恐れず活用してみてください。
